Организация и технология документационного обеспечения управления

Реферат: Организация и технология документационного обеспечения управления 2

Организация и технология документационного обеспечения управления

Введение3
1 Общая характеристика службы документационного обеспечения управления (ДОУ)современного предприятия4
1.1 Понятие и нормативно-правовая база службы ДОУ4
1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ7
1.3 Организационная структура и численный состав службы ДОУ9
2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО «ПриморскаяСтроительная Компания»12
2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО«Приморская Строительная Компания»12
2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»16
3 Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельностина основе автоматизации27
Заключение31
Список использованных источников32
Приложение А — Примерная организационная структура управления делами34
Приложение Б — Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ(канцелярии) негосударственного предприятия35
Приложение В — Примерная организационная структура службы ДОУнегосударственного предприятия (организации)36
Приложение Г — Примерная организационная структура общего отдела37
Приложение Д — Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)по виду работ по ДОУ38
Приложение Е – Формы журналов39

Организация работы канцелярии учреждения (на примере конк­ретного учреждения

Введение

Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы.

Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны.

Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Целью данной работы является анализ организации работы канцелярии учреждения на примере ООО «Приморская Строительная Компания».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

— определить понятие и нормативно-правовую базу деятельности канцелярии (службы документационного обеспечения управления);

— выявить основные задачи и функции службы ДОУ;

— определить особенности организационной структуры и численного состава службы ДОУ;

— проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»;

— исследовать организацию документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»;

— предложить мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.

1 Общая характеристика службы документационного обеспечения

управления (ДОУ) современного предприятия

1.1 Понятие и нормативно-правовая база службы ДОУ

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ).

Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников [5, с. 213].

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

— внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

— осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

— обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

— совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует (рисунок 1.1) [9, c. 51].

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Рисунок 1.1 – Основные параметры регулирования нормативно-правовой базы

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Источник: https://www.bestreferat.ru/referat-236875.html

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Организация и технология документационного обеспечения управления

Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; 2000 год

Под редакцией проф. Т.В. Кузнецовой

Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов высших учебных заведений

Рецензенты:

кафедра документоведения Московского

гос. университета искусства и культуры

 (зав. кафедрой проф. Ю.Н. Столяров);

канд. ист. наук М.Ю. Ларин, директор ВНИИДАД

Главный редактор издательства Н.Д. Эриашвили

Освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.

Для студентов и преподавателей вузов, а также для руководителей предприятий и организаций, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. Это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Организация делопроизводства

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

    Создание документов (документирование);

    Организация движения и учёта документов (документооборот);

    Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» [2]

Документооборот

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

    документы, поступающие из других организаций (входящие);

    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

    документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

    первичную обработку;

    предварительное рассмотрение;

    регистрацию;

    рассмотрение руководством;

    передачу на исполнение.

Предисловие

1. Основные понятия

Документирование

Организация работы с документами. Документооборот. Информация

Документ

Официальные документы

Юридическая сила документа

Система документации

Стандартизация

Унифицированная система документации

2. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.)

2.2. Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

2.3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

2.4. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

2.5. Государственное делопроизводство в советскую эпоху

3. СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

3.1. Законодательное регулирование делопроизводства

3.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

4. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Общие требования

4.2. Форматы бумаги и поля

4.3. Бланки документов

Бланк письма

Общий бланк

Бланк вида документа

Бланки на двух языках

Гербовые бланки

4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов. Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 04 код организации

Реквизит 05 код формы документа. Реквизит 06 наименование организации

Реквизит 07 справочные данные об организации. Реквизит 08 наименование вида документа

Реквизит 09 дата документа

Реквизит 10 регистрационный номер документа

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Реквизит 12 место составления или издания

Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Реквизит 14 адресат 

Реквизит 15 гриф утверждения документа 

Реквизит 16 резолюция 

Реквизит 17 заголовок к тексту 

Реквизит 18 отметка о контроле. Реквизит 19 текст документа 

Реквизит 20 отметка о наличии приложений 

Реквизит 21 подпись

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа

Реквизит 24 печать

Реквизит 25 отметка о заверении копии

Реквизит 26 отметка об исполнителе

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа

4.5. Требования к изготовлению документов

5. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Требования к тексту документа

5.2. Подготовка документов на компьютере

6. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Нормы официально-делового стиля

Лексика

Использование терминов

Использование иностранных слов

Плеоназм

Тавтология

Различение паронимов

Орфография

Имена прилагательные, образованные от имен лиц

Географические названия

Названия учреждений, организаций, предприятий

Названия документов, памятников культуры

Словообразование

Правила графического сокращения слов

Правила аббревиации

Правила использования сокращений и аббревиатур

Грамматика (морфология)

Выбор падежа существительного при синонимичных словах

Склонение сложных составных слов

Склонение числительных

Грамматика (синтаксис)

Расщепленное сказуемое

Согласование сказуемого с подлежащим

Порядок слов

Использование деепричастных оборотов

Нанизывание косвенных падежей

Композиция документа

6.2. Редакторская правка служебных документов

Этапы редактирования

Виды правки

Правка-сокращение

Правка-обработка

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организационные документы

Устав

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Инструкции

Договор

7.2. Распорядительные документы

Приказ

Указание

Распоряжение

Решение

7.3. Протокол

7.4. Информационно-справочные документы

Акт

Докладная записка

Объяснительная записка

Справки

Письмо

Телеграмма (телетайпограмма)

Телекс

Телефонограмма

Телефакс (факс)

8. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

8.1. Общие требования

8.2. Организационные формы работы с документами

8.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Управление делами

Канцелярия

Общий отдел

Секретарь учреждения

8.4. Задачи и функции службы делопроизводства

8.5. Функции структурных подразделений  службы делопроизводства

8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства

Руководители

Специалисты

Технические исполнители

8.7. Нормативная регламентация службы делопроизводства

Положение о службе делопроизводства

Инструкция по делопроизводству

8. 8. Условия труда

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

9.1. Проблема совершенствования документооборота

9.2. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении

9.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов

Прием и первичная обработка

Передача документов

9.5. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

9.6. Правила обработки исходящих документов

10. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

10.1. Значение и задачи регистрации документов

10.2. Общие правила регистрации документов

10.3. Формы регистрации документов

10.4. Автоматизированные системы регистрации

Регистрация входящих документов

Регистрация исходящих и внутренних документов

11. Информационно-справочная работа по документам

12. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

12.1. Значение и виды контроля

Контроль за сроками исполнения документов

12.2. Формы контроля. Сроковая картотека

12.3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов

13. Работа с письмами и обращениями граждан

14. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

14.1. Номенклатура дел

Общие требования к номенклатуре

Виды номенклатур

Составление номенклатуры

Разработка номенклатуры дел

Определение круга документов для включения в номенклатуру

Составление заголовков дел

Разработка классификационной схемы

Определение сроков хранения дел

Индексация дел

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

14.2. Формирование дел

14.3. Хранение дел

15. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

15.1. Экспертиза ценности документов

Критерии оценки документов

Экспертные комиссии

Проведение экспертизы ценности

15.2. Оформление дел

15.3. Составление описей дел

15.4. Порядок передачи дел в архив

16. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

16.1. Систематизация документов

16.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме

16.3. Архивное хранение

Перечень нормативных актов

Библиографический список

Приложения

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

ОБРАЗЦЫ РЕДАКТОРСКОЙ ПРАВКИ (ПРАКТИКУМ)

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Общие положения

Функции ЦЭК

Права ЦЭК

Организация работы ЦЭК

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Общие положения

Основные задачи ЭК

Основные функции ЭК

Права ЭК

Форма обложки дела постоянного и временного хранения

Форма описи дел постоянного хранения

Форма описи дел долговременного хранения

Источник: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/

Biz-books
Добавить комментарий